Verificar la identidad y los privilegios de quienes acceden a las soluciones tecnológicas es un reto que creció significativamente con la llegada de la pandemia.
Casi todos los frentes de trabajo necesitan autenticar a sus usuarios y garantizarles las funcionalidades a las que, según su perfil, tengan derecho. Esto, sumado a que cada persona cuenta, ahora, con un dispositivo móvil, hace que se pueda asociar esa identidad a características propias de la persona y de su relación con el equipo.
Un qr dinámico es una alternativa interesante para lograr que se asocie la identidad, el dispositivo y la seguridad básica que requiere una autenticación básica.

¿Quiere crear sus propios códigos qr? En estas páginas puede hacerlo gratis:

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La gestión documental va de la mano de la arquitectura empresarial, no pueden ser visiones diferentes puesto que un documento, finalmente, es información. Información que debe gestionarse, guardarse y cuidarse para que, a lo largo del tiempo, de cuenta de las actuaciones o decisiones de los responsables.

Hacer que los documentos físicos y electrónicos sean parte integral del dominio de información de una arquitectura empresarial es estratégico y necesario.
Con la definición de datos esenciales, la información estructurada y no estructurada puede ayudar en la toma estratégica de decisiones.

Por eso, desde hace más de 20 años, estamos preparados para la gestión electrónica y la arquitectura de información.

La estrategia debe conocerse y entenderse por todos en la organización. No tiene sentido un plan estratégico que no dice hacia dónde queremos ir o cuál es el trabajo en el que debo enfocarme.

La definición de los ejes estratégicos puede dar una idea clara de la visión del negocio y permite que todos entendamos, en elementos concretos, lo que se hace y el cómo se hace. Es una definición concensuada y específica.

Es lo vital, lo más importante y sobre lo cual, gira la dinámica organizacional.

Por eso, los ejes estratégicos los creamos para ver mejor.

Poner en marcha la estrategia (Operativizarla) se hace hoy de muchas formas: Puede pasarse directamente a una hoja de ruta, crear actividades y responsables o conforme van saliendo recursos y necesidades, ir completando tareas. Aunque muchas veces funciona (Y ha funcionado), es aún mejor seguir una buena práctica y aplicarla.

Desde una visión arquitectónica, esa estrategia se convierte en un plano integral de la organización que se concentra en cuatro secciones interrelacionadas o dominios de arquitectura: Negocio, información, sistemas de información y servicios tecnológicos. Cada dominio tiene, igualmente, elementos más pequeños que pueden caracterizarlo.

Aplicar esta mejor práctica permite establecer relaciones eficientes entre el negocio y lo tecnológico, generando una estado de cómo se está actualmente (Teniendo como referencia lo estratégico) y permitiendo establecer una visión futura que también debe basarse en las mejores prácticas y que constituye, a través de una hoja de ruta, el ideal de empresa que tiene como base lo estratégico, el negocio y la tecnología.

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La información constituye, sin duda, el activo más importante de cualquier organización. En un desastre que implique tecnología, las configuraciones de los servidores y sus capacidades, pueden replicarse. Igual pasa con los sistemas de información, pueden ponerse a operar la mayoría de sus funcionalidades.
Pero una pérdida de información, es irreversible y de un gran impacto.
La información del saldo de una cuenta, la información de la historia clínica, las fotos del celular… en fin.
Es la información la que tenemos que cuidar, proteger y mantener.
Esa es la razón por la que el análisis de riesgos, en tecnología, se centra en la información y en sus 3 variables críticas (Conocidas como la tríada): Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad.

Suena lógico, puesto que una información confidencial e íntegra, pero que no se pueda acceder (No disponible) es lo mismo que nada.

Así mismo, una información confidencial y disponible pero con serias dudas de integridad (cambios a la misma) también genera dudas.

Es fundamental, por lo tanto, que la información siempre sea confidencia, íntegra y que esté disponible para quienes deba estarlo.

Por eso, ojo con la tríada.

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No es suficiente con tener claro el concepto, la cifra, el resultado o la estrategia. También es clave comunicarlo. Un mensaje adecuado, conciso, concreto, exacto pero también agradable a la vista puede hacer la diferencia.

El reto, lograr transmitir lo más posible con un mínimo de texto y, de esta forma, captar la atención de los interesados.

Sin quitar la rigurosidad técnica, hemos perfeccionado habilidades para que los documentos, presentaciones, piezas y otros elementos del entorno corporativo sean agradables a la vista, concretos en la información y contundentes en el resultado. El diseño, los colores, las formas y las proporciones deben, también, apoyar en el entendimiento de cualquier mensaje, por más contenido técnico que tenga.

Por eso, para nosotros, tan importante como el fondo, es la forma

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Es fundamental que todas las necesidades y preocupaciones que se identifican en un plan estratégico se solucionen de acuerdo con las expectativas de los interesados, sin importar si pertenecen o no a las áreas tecnológicas.

La forma de iniciar estas soluciones se llama la «hoja de ruta» y tiene dos propósitos: Uno, identificar qué es lo que hay que hacer a partir de la definición de una serie de proyectos. Y dos, poner estos proyectos en una línea de tiempo que los haga medibles y realizables en un plazo determinado.

No tiene sentido que un plan estratégico de TI (o cualquier plan estratégico) no conlleve a realizar acciones concretas para cumplirlo. Cada proyecto debe, inequívocamente, tener identificados el alcance, el tiempo y los costos necesarios para su realización.

Todos nuestros proyectos de gestión electrónica de documentos parten de un análisis juicioso del negocio y de su esencia documental. Y esto se hace por una sencilla razón: Son los documentos y únicamente los documentos quienes, después del tiempo, darán cuenta de lo que se hizo o se dejó de hacer.

Nuestra metodología, usada con éxito en entidades como ECOPETROL, DEFENSA JURÍDICA o el MINISTERIO DE DEFENSA, pone primero la práctica archivística antes que la tecnología. Nos concentramos en eso, los documentos y sus procesos para, después, definir la tecnología que mejor responda a las necesidades del negocio.

Entendemos que los documentos (Y la información que contienen) son la base de la arquitectura de cualquier empresa y sus procesos. Nos ceñimos a las mejores prácticas, estándares y normatividad para convertir lo físico en electrónico DIRECTAMENTE DESDE SU ORIGEN.

«Tomarle la foto» a un documento está muy lejos de lo que constituye, realmente, un documento electrónico.

Por eso hoy, cuando lo digital cobra relevancia obligatoria, recordamos nuestra trayectoria de más de 20 años de investigación y trabajo aplicado en la gestión de documentos electrónicos.

#EsGestionElectronica
#EsCeroPapel

La pandemia aceleró la llegada del futuro. Lo otrora impensable, es una realidad.

La tecnología llega a todos los rincones y los usuarios requieren más y mejores servicios de ella. Por eso, las empresas y personas que estén dispuestas a una transformación liderarán esa bienvenida.

ecobusiness.in continúa en el camino de la transformación digital desde la gestión electrónica de documentos, la consultoría TIC, la comunicación social digital y la articulación de todos los elementos del negocio.

Estamos orgullosos y honrados de ser partners de la empresa líder en Colombia en eso precisamente, en arquitectura, en servicios y en transformación. Seguiremos, como ecobusiness jdr, haciendo eco del manifiesto growdata con el que compartimos su esencia: «El futuro es ahora»

Una de las cosas más difíciles en un proyecto, es la definición del alcance; es decir, hasta dónde va, lo que incluye y lo que no.

Pueden existir varias causas por las cuales no es posible identificarlo claramente: La falta de presupuesto, de recursos, de responsables y muchos otros factores.

Es recurrente, sin embargo, que la no adecuada definición del alcance se deba a que no es fácil distinguir lo que lo constituye. Por ello, es necesario pensar el alcance en términos de ENTREGABLES o elementos tangibles que puedan verificarse. En teoría, si todo el alcance se convierte en entregables, cuando estos se acepten, inevitablemente el alcance estará listo.

Pero ¿Qué puede ser un entregable?
Se puede pensar el entregable en algo que NO lleve verbos. Por ejemplo: El capítulo 3 aprobado de un informe. Para lograr este entregable se requieren una serie de acciones que se identifican mediante verbos: Analizar los insumos, realizar la recolección de pruebas, redactar el capítulo, revisar el capítulo y aprobar el capítulo. Como se puede ver, las acciones que conllevan a obtener el capítulo aprobado son actividades o tareas, mientras que el entregable es el capítulo aprobado propiamente dicho.

Otro factor que puede confundir la definición de alcance es pensar que toda actividad o tarea tiene consigo un entregable, lo cual no es cierto. Un entregable puede ser el resultado de muchas actividades o tareas.

Resulta práctico, entonces, que cualquier alcance se plantee en términos de varios entregables. Cuando estos se aprueben, se estaría aprobando el alcance.
Para lograr alcanzar estos entregables se requieren una serie de acciones, actividades o tareas. Un entregable no se expresa en verbos, una actividad, si.

En ecobusiness jdr definimos adecuadamente el alcance, lo convertimos en entregables tangibles y alcanzables para que, posteriormente, se puedan convertir en actividades con plazo definido.