Sin alcance definido, trabajo indefinido
Una de las cosas más difíciles en un proyecto, es la definición del alcance; es decir, hasta dónde va, lo que incluye y lo que no.
Pueden existir varias causas por las cuales no es posible identificarlo claramente: La falta de presupuesto, de recursos, de responsables y muchos otros factores.
Es recurrente, sin embargo, que la no adecuada definición del alcance se deba a que no es fácil distinguir lo que lo constituye. Por ello, es necesario pensar el alcance en términos de ENTREGABLES o elementos tangibles que puedan verificarse. En teoría, si todo el alcance se convierte en entregables, cuando estos se acepten, inevitablemente el alcance estará listo.
Pero ¿Qué puede ser un entregable?
Se puede pensar el entregable en algo que NO lleve verbos. Por ejemplo: El capítulo 3 aprobado de un informe. Para lograr este entregable se requieren una serie de acciones que se identifican mediante verbos: Analizar los insumos, realizar la recolección de pruebas, redactar el capítulo, revisar el capítulo y aprobar el capítulo. Como se puede ver, las acciones que conllevan a obtener el capítulo aprobado son actividades o tareas, mientras que el entregable es el capítulo aprobado propiamente dicho.
Otro factor que puede confundir la definición de alcance es pensar que toda actividad o tarea tiene consigo un entregable, lo cual no es cierto. Un entregable puede ser el resultado de muchas actividades o tareas.
Resulta práctico, entonces, que cualquier alcance se plantee en términos de varios entregables. Cuando estos se aprueben, se estaría aprobando el alcance.
Para lograr alcanzar estos entregables se requieren una serie de acciones, actividades o tareas. Un entregable no se expresa en verbos, una actividad, si.
En ecobusiness jdr definimos adecuadamente el alcance, lo convertimos en entregables tangibles y alcanzables para que, posteriormente, se puedan convertir en actividades con plazo definido.