No es suficiente con tener claro el concepto, la cifra, el resultado o la estrategia. También es clave comunicarlo. Un mensaje adecuado, conciso, concreto, exacto pero también agradable a la vista puede hacer la diferencia.

El reto, lograr transmitir lo más posible con un mínimo de texto y, de esta forma, captar la atención de los interesados.

Sin quitar la rigurosidad técnica, hemos perfeccionado habilidades para que los documentos, presentaciones, piezas y otros elementos del entorno corporativo sean agradables a la vista, concretos en la información y contundentes en el resultado. El diseño, los colores, las formas y las proporciones deben, también, apoyar en el entendimiento de cualquier mensaje, por más contenido técnico que tenga.

Por eso, para nosotros, tan importante como el fondo, es la forma

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Una de las cosas más difíciles en un proyecto, es la definición del alcance; es decir, hasta dónde va, lo que incluye y lo que no.

Pueden existir varias causas por las cuales no es posible identificarlo claramente: La falta de presupuesto, de recursos, de responsables y muchos otros factores.

Es recurrente, sin embargo, que la no adecuada definición del alcance se deba a que no es fácil distinguir lo que lo constituye. Por ello, es necesario pensar el alcance en términos de ENTREGABLES o elementos tangibles que puedan verificarse. En teoría, si todo el alcance se convierte en entregables, cuando estos se acepten, inevitablemente el alcance estará listo.

Pero ¿Qué puede ser un entregable?
Se puede pensar el entregable en algo que NO lleve verbos. Por ejemplo: El capítulo 3 aprobado de un informe. Para lograr este entregable se requieren una serie de acciones que se identifican mediante verbos: Analizar los insumos, realizar la recolección de pruebas, redactar el capítulo, revisar el capítulo y aprobar el capítulo. Como se puede ver, las acciones que conllevan a obtener el capítulo aprobado son actividades o tareas, mientras que el entregable es el capítulo aprobado propiamente dicho.

Otro factor que puede confundir la definición de alcance es pensar que toda actividad o tarea tiene consigo un entregable, lo cual no es cierto. Un entregable puede ser el resultado de muchas actividades o tareas.

Resulta práctico, entonces, que cualquier alcance se plantee en términos de varios entregables. Cuando estos se aprueben, se estaría aprobando el alcance.
Para lograr alcanzar estos entregables se requieren una serie de acciones, actividades o tareas. Un entregable no se expresa en verbos, una actividad, si.

En ecobusiness jdr definimos adecuadamente el alcance, lo convertimos en entregables tangibles y alcanzables para que, posteriormente, se puedan convertir en actividades con plazo definido.

Cada vez más organizaciones ven en la gerencia de proyectos la herramienta perfecta para generar resultados y para crecer. La aplicación de las habilidades de las personas junto con las herramientas y técnicas de la gerencia de proyectos constituyen, sin duda, un paso fundamental para el logro de este objetivo. De la mano de la #unisabana, estamos en el proceso de sensibilizar y entrenar a los funcionarios de #bancoldex para que la gerencia de proyectos siga siendo una realidad que apunte al cumplimiento de su misión.

Con @fycconsultores, nuestros socios y aliados de negocios, entendemos la necesidad imperiosa de que todos los responsables de lograr resultados tengamos claros los conceptos de la gerencia de proyectos, en especial, los que tienen relación con el alcance (¿Qué es lo que hay que lograr?), el tiempo (¿En cuánto tiempo debe lograrse?) y el costo (¿Con cuándo debe lograrse?).

Es por esto que nuestras jornadas de apropiación van cargadas de ejemplos, casos reales, ejercicios, herramientas y metodologías extraídas del mundo real y de los logros y dificultades vividas a lo largo de años y años de experiencia.

Lograr que las metas se cumplan y se hagan realidad requiere de metodología y rigurosidad.

Compartimos la formulación de proyectos PMBOK® en el III CONGRESO NACIONAL DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PLANEACIÓN del pasado 2 de noviembre.

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Identificar el alcance de cualquier proyecto es un paso fundamental para lograr los objetivos.

Es usual que se confunda el alcance del proyecto con el alcance del producto o servicio que resulta del proyecto.

Por eso, es necesario tener claro que el alcance del producto son las CARACTERÍSTICAS O FUNCIONES de dicho producto, mientras que el alcance del proyecto es todo el TRABAJO que hay que hacer para lograr los objetivos del proyecto.

Podemos usar un ejemplo para aclarar estos conceptos:

En un proyecto que es la construcción de una pista de atletismo, el alcance del producto son las características o funciones de la pista: longitud, el ancho en carriles, el material, si es cubierta, etc.

El alcance del proyecto es el trabajo necesario para construir y poner en funcionamiento la pista: diseñar la pista, alistar el terreno, hacer la cimentación, instalar la capa superior, construir los drenajes, probar su funcionamiento, etc.

La mejor forma de entender un proyecto es entender qué no lo es.

El trabajo operativo cotidiano es un trabajo repetitivo que no tiene un tiempo de finalización. Un proyecto, por el contrario, tiene un tiempo determinado, es finito.

Adicionalmente, un proyecto se realiza para obtener un producto, servicio o resultado único. Esta es otra gran diferencia entre lo operativo y lo realizado por proyectos