Más que una moda, los ejercicios de arquitectura empresarial y arquitectura TI adquieren una importancia sobresaliente relacionada con la articulación. La articulación del negocio, lo misional con lo tecnológico y con el activo más importante: La información.

Información siempre ha existido. Y siempre ha sido determinante para la toma de decisiones. Es, ahora, clave ponerla en contexto del «plano» arquitectónico y convertirla en el centro pero sin perder de vista que esta no es sólo la que existe desde la percepción de sistema o de tecnología.

La visión de la gestión documental, en esta línea, adquiere importancia estratégica. Es lo documental lo que siempre ha estudiado, analizado y cuidado la información. Sólo que, ahora, con los temas digitales de por medio, se evidencia la necesidad de poner esa experiencia y conocimiento al servicio de la arquitectura.

Es necesario continuar con la transformación. Basar la arquitectura en los principios y definiciones de la gestión documental serán clave de éxito.

La gestión documental va de la mano de la arquitectura empresarial, no pueden ser visiones diferentes puesto que un documento, finalmente, es información. Información que debe gestionarse, guardarse y cuidarse para que, a lo largo del tiempo, de cuenta de las actuaciones o decisiones de los responsables.

Hacer que los documentos físicos y electrónicos sean parte integral del dominio de información de una arquitectura empresarial es estratégico y necesario.
Con la definición de datos esenciales, la información estructurada y no estructurada puede ayudar en la toma estratégica de decisiones.

Por eso, desde hace más de 20 años, estamos preparados para la gestión electrónica y la arquitectura de información.

Todos nuestros proyectos de gestión electrónica de documentos parten de un análisis juicioso del negocio y de su esencia documental. Y esto se hace por una sencilla razón: Son los documentos y únicamente los documentos quienes, después del tiempo, darán cuenta de lo que se hizo o se dejó de hacer.

Nuestra metodología, usada con éxito en entidades como ECOPETROL, DEFENSA JURÍDICA o el MINISTERIO DE DEFENSA, pone primero la práctica archivística antes que la tecnología. Nos concentramos en eso, los documentos y sus procesos para, después, definir la tecnología que mejor responda a las necesidades del negocio.

Entendemos que los documentos (Y la información que contienen) son la base de la arquitectura de cualquier empresa y sus procesos. Nos ceñimos a las mejores prácticas, estándares y normatividad para convertir lo físico en electrónico DIRECTAMENTE DESDE SU ORIGEN.

«Tomarle la foto» a un documento está muy lejos de lo que constituye, realmente, un documento electrónico.

Por eso hoy, cuando lo digital cobra relevancia obligatoria, recordamos nuestra trayectoria de más de 20 años de investigación y trabajo aplicado en la gestión de documentos electrónicos.

#EsGestionElectronica
#EsCeroPapel

Más de 20 años de mitos urbanos (De todo tipo), finalizaron con la situación a la que nos llevó el COVID-19: Darnos cuenta que en todas las instancias de cualquier organización se pueden hacer muchos procesos completamente digitales, sin que medie un documento impreso y firmado.

Bastó que tuviésemos obligatoriamente que estar en casa para que el tsunami de normas, decretos, leyes, directrices, directivas y otros más se alinearan y fluyeran suavemente para darle peso a los mensajes de datos… si, esos mensajes de datos de los que hablábamos desde 1999 (Por cierto, la Ley nos obligaba).

Hoy un proceso de envío de documentos por medios electrónicos como el correo o el drive, una propuesta de minuta de contrato y de obligaciones nunca impresa, una aceptación formal jamás física convergen en un contrato que hace vinculante una relación contractual para las partes.

Ese, precisamente ese proceso de contratación que era imposible hacerlo así aún contando con toda la posibilidad técnica desde hace muchos años, hoy, por arte de magia de la pandemia, es milagrosamente posible.

El reto ahora, superado lo tecnológico y lo normativo, es lo técnico archivístico.

Quiero ver mi contrato, así tal cual como se logró hoy, pero dentro de 20 años, manteniendo su vínculo archivístico, haciendo parte del expediente del contrato, surtiendo todos los procesos de transferencia, conservación y tantos más que mis queridos amigos archivistas saben hacer desde hace muchos, muchos años a partir de todos esos planes y programas del PGD. Quiero escuchar sus opiniones expertas de cómo logramos un archivo digital con esta nueva realidad cumpliendo con todas las definiciones de la práctica archivística.

Con el documento electrónico real parece que, por fin, veremos el final de la tristemente célebre frase: “fotocopia al 150%”

Aunque el proceso de digitalización de los documentos con soporte físico es un gran paso para la gestión electrónica, realmente ésta se logrará cuando cosas como el correo electrónico sean considerados documentos allí mismo donde se crean y “sin necesidad de imprimirlos”.

El documento electrónico es una realidad. Los sistemas de información crean documentos con todas las características que requiere la Ley. Es cuestión de entenderlo…

Seguimos acompañando a la alcaldía de Barranquilla en su trabajo ejemplar en gestión electrónica de documentos.

300 funcionarios de varias de las entidades asociadas a la alcaldía se capacitan en los aspectos técnicos fundamentales de la gestión electrónica de documentos, la preservación digital y la seguridad de la información.

¡Muchas gracias por la invitación!

El documento electrónico integra y transforma la organización. Integra la tecnología, los procesos y los documentos. Transforma a las personas y la forma en que hacen las cosas.

La alcaldía de Barranquilla confía a JDR su proyecto de preservación digital a largo plazo, mediante un proceso de consultoría experta y capacitación a sus funcionarios.

Barranquilla se ha convertido en un referente de liderazgo y competitividad a todo nivel en Colombia. Es reconocida su gestión y progreso en los últimos años y los aspectos relacionados con la gestión documental electrónica no podían ser ajenos a esta realidad.

Por ello, JDR: CONSULTORÍA TIC & RECORDS MANAGEMENT adelanta una serie de capacitaciones y trabajos de consultoría colaborativos que pretenden llevar a la entidad al siguiente nivel.

Con el protocolo de preservación digital a largo plazo, se da un paso importante en el manejo de los archivos digitales desde una visión que integra lo archivístico, los procesos y la tecnología.

¡Gracias por confiar en nosotros!